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 Débriefing cidre & dragon 2016

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Coemgen

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Date d'inscription : 01/02/2016
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MessageSujet: Débriefing cidre & dragon 2016   Lun 26 Sep - 20:00

Vous pouvez télécharger la version PDF ici

Compte rendu du débriefing de « Cidre et Dragons » du 18 septembre 2016

Étaient présents au festival :

Delcroix Jérémy,     président
Massias Hervé,      comptable
Pan Claire,            secrétaire
Bled Caroline,        membre
Bonamy Nicolas,    membre
Debonne Lauren,   membre
Ellison Dominic,     membre
Godard Kevin,       membre
Langlois Loïc,       membre

Organisation amont du festival :

Réunion :
L’organisation d’une réunion afin de préparer le festival à été globalement appréciée. Ce type de réunion ayant vocation à se standardiser pour les prochains festivals, des points ont été soulevés afin d’améliorer celles-ci :

Les membres du bureau estiment qu’elle a été mal préparée. Il serait nécessaire entre-autre de recueillir les questions des membres afin de les étudier et préparer les réponses.

La tenue de la réunion une semaine avant l’événement s’est avérée un peu juste afin de préparer le festival, la majorité des membres étant en occupation la semaine. Une date de deux semaines précédent le rassemblement a été souhaitée afin de bénéficier du week-end intermédiaire pour préparer ce qui doit l’être (exemple courses pour la cuisine).

Au niveau des horaires des réunions, certains membres n’étant pas disponible en semaine, il a été demandé qu’elles se déroulent le samedi.

Pour l’annonce de la réunion, le système de mail s’avère suffisant mais limité, une annonce redondante ainsi qu’une demande de confirmation sur le forum seraient un plus. Les sms pourraient être utilisés en dernier recours.

Certaines personnes ne pouvant pas assister aux réunions, physiquement ou par voie électronique (skype), il a été demandé un suivi en direct par sms. La difficulté de suivre une réunion et de s’occuper des sms en même temps rend cette demande difficilement réalisable. Un compte rendu sera donc effectué après chaque réunion et envoyé à l’ensemble des membres de la compagnie.

Planning :
L’idée du planning est appréciée mais nécessite de meilleures explications ainsi qu’une meilleure lisibilité, notamment au niveau de la chronologie. Il est porté à l’attention des membres que certaines personnes pratiquant deux activités sur le camp peuvent voir leurs activités se chevaucher sur un même créneau horaire. Il est demandé à chacun une étude attentive du planning afin de rectifier ce dernier quand cela se produit.

Forum :
Il est estimé par certains membres que le forum manque parfois de lisibilité ou de praticité d’utilisation. Certaines options étant inconnues de plusieurs membres, il a été évoqué la possibilité de créer un tutoriel pour l’utilisation de celui-ci.

Le forum étant aujourd’hui totalement perméable au public, il a été évoqué la possibilité de rendre les rubriques ne concernant pas directement le fonctionnement de la compagnie visible à tout le monde afin de valoriser la compagnie.
La création d’une rubrique spécialisée pour chaque fête médiévale à été appréciée, cette mesure sera donc à généraliser.

Cuisine :
Il a été constaté qu’un budget de 200€ était suffisant à l’alimentation de la compagnie.

L’achat des courses par plusieurs personnes ayant créé des problèmes de concertation et de logistique, il est conseillé qu’à l’avenir les achats ne soient effectués que par une seule personne, de préférence par un(e) responsable cuisine, mais quand cela n’est pas possible qu’une personne choisie en concertation avec les responsables cuisine s’en charge à partir d’une liste fournie par les concernés.

Loïc faisant profiter la compagnie de « bon plans » fait savoir qu’à l’avenir ceux-ci seront difficiles à obtenir et qu’il ne faudra donc plus en tenir compte. Il garde cependant une capacité pour le fromage et les épices.

Il a été demandé aux responsables cuisine de fournir une liste de tout le matériel utile à la cuisine afin de compléter l’équipement de la compagnie.

Camp :
Il a été estimé la nécessité d’établir un plan standard d’implantation du camp, ce dernier étant bien entendu à ajuster en fonction des sites d’installation. Il est notamment évoqué l’agencement du camp par période chronologique afin de créer une continuité historique.

Il a été constaté la nécessité d’une liste du matériel standard (historique et non historique) nécessaire sur un camp comprenant entre autre sacs poubelle, essuie-tout, papier hygiénique, fourche, hache, pelle, etc…


Cidre et Dragons :

Points généraux :
Les conditions météorologiques étaient fortement déplorables et ont joué un rôle important dans la mauvaise tenue de la journée. L’organisation de Cidre et Dragons à été globalement jugée comme n’étant pas à l’a hauteur. Il y a eu un manque de communication sur le festival entre ces derniers et la compagnie, et les fournitures promises n’étaient pas suffisantes (bois en quantité insuffisante et de mauvaise qualité) ou tout simplement absentes (pas de paille ni de bidons pour l’amarrage). D’autre part l’absence de sanitaires réservés pour les compagnies a été mal vécue, les membres devant subir les longues files d’attente pour accéder aux sanitaires publics. De même aucune information n’a été donnée sur le contrôle des armes au moment de l’installation, rendant ce contrôle difficilement applicable par la suite. Toujours sur le point de la communication, il a été appris pendant la journée que des packs d’eau étaient à disponibilité des compagnies, aucun membre des Loups du Nord ne sachant cela. Ceci a été vécu comme un manque de considération des compagnies par l’organisation du festival.
La tenue d’un camp sur le sable couplé aux conditions météorologiques susmentionnées ont rendu nécessaire la tenue d’un vote pour la suite des événements.  Certains membres ont dû être pressés pour la tenue de ce vote.
D’un avis unanime, la tenue de camp sur le sable (problème d’encrassement des équipements, soucis physiques, sable dans la nourriture,…) est à proscrire à l’avenir. D’autre part la localisation sur une plage, par la présence d’air salin, augmente la corrosion des matériels métalliques.

Départ et installation du camp :
L’horaire d’arrivée maximum de 18h le vendredi soir a été communiqué trop tard (le jeudi précédent) sur le forum pour laisser soin aux membres de s’organiser efficacement. La question des horaires devra désormais être abordée et précisée lors des réunions de préparation.

L’arrivée sur place a été jugée anarchique par le manque d’organisation. Pas d’emplacement défini. La première personne arrivée doit donc se renseigner sur les éléments principaux tels qu’emplacement du camp, point d’eau, fourniture du consommable… Sur l’installation du camp a été jugé un manque d’organisation interne et une mauvaise organisation, ainsi qu’une superposition des rôles, plusieurs personnes s’étant trouvées à diriger l’installation du camp en même temps. Cette tâche doit donc être dévolue à une seule personne.

Lors du déchargement des véhicules, il a été signalé un manque de considération envers les matériels de chacun. Il est rappelé de faire attention aux affaires d’autrui lorsqu’on les manipule.

L’agencement du camp en lui-même manque de cohérence, trop d’espace entre les tentes a été observé ainsi que leur positionnement les unes par rapport aux autres (cf création d’un plan standard). Monter les tentes à l’unité afin de mieux les rapprocher peut constituer une solution.

L’installation du camp ayant été reportée au samedi matin à cause des conditions météorologiques, il s’est créé un manque de temps pour monter le camp. Certains membres de la compagnie se sont donc retrouvés en vêtements modernes face au public, il a été conseillé de se changer avant de débuter l’installation du camp afin de gagner du temps et d’avoir une meilleure crédibilité aux yeux du public.

Pour rappel, le feu doit être établi de manière à assurer la sécurité du campement.

Pour l’installation du camp, l’achat de matériel supplémentaire s’avère nécessaire ( maillet, outils d’appoint. cf liste standard)

Vie du camp :

Le repas du midi a été apprécié par tout les membres.
Pour la cuisine, la planche à ras de sol ne s’avérant pas pratique, des tréteaux pour l’élever seront à prévoir. Un second feu sera aussi nécessaire, un seul étant trop juste pour cuire différent aliments simultanément.

Les responsables cuisine utilisant la table pour la préparation des repas, celle-ci ne doit plus être encombrée des objets divers de chacun mais être réservée pour la cuisine et les repas. La table étant petite, il a été évoqué la possibilité d’en acheter une autre.

La vaisselle est globalement assurée par chaque membre, il est néanmoins évoqué l’utilité d’un grand plat supplémentaire pour la cuisine ainsi qu’éventuellement quelques assiettes.

Un meuble de rangement (coffre ou étagère par exemple) serait utile afin de ranger le matériel, notamment de cuisine.

L’usage d’un affinoir se révélant pratique, il est envisagé d’en acheter un au titre de la compagnie, l’actuel utilisé appartenant à Loïc.

Tous les membres de la compagnie ne disposant pas d’assise, il est évoqué l’achat de bancs ou de coffre-bancs afin de pallier à ce problème.

La glacière n’étant actuellement pas présentable au public, il est étudié la possibilité de la customiser afin d’annuler ce défaut.

Pour le bon suivi de la cuisine, il est nécessaire de laver la vaisselle au besoin et non d’attendre l’accumulation de tous les plats utilisés.

Les différents matériels ayant été répartis dans plusieurs tentes, cela a créé des difficultés pour trouver certains objets. A l’avenir, la désignation d’une tente d’intendance s’avère nécessaire.

Au niveau organisationnel, le planning n’a pas été respecté, ce point sera à améliorer sur les prochaines sorties.
Pour l’alimentation en eau, a été proposée l’idée d’utiliser un tonnelet type tonnelet à cubitainer afin de mieux dissimuler le bidon d’eau.

Pour la manipulation des équipements en acier a été demandé l’achat de gant en cuir afin de ne plus avoir à entrer en contact direct avec l’acier.

Retour du festival :
La décision de partir peut être préjudiciable à l’avenir car l’organisateur se trouve sur plusieurs fêtes médiévales où nous pourrions être amenés à y aller. Même si l’organisation du festival à manqué sur pas mal de choses (bois, paille, bidons,…), nous comprenons néanmoins que des problèmes peuvent survenir (non livraison,…). Plusieurs membres n’ont pas pu faire un tour dans le festival ni voir le concert.

Les retours sur la fin du camp sont globalement positifs, l’entraide développée afin de démonter le camp ainsi que pour nettoyer le matériel fortement agressé par les conditions du camp a été appréciée de la part des membres.
La solution de répartir les denrées périssables entre les membres les souhaitant a également été appréciée.


Addendum :
Exemple de liste de matériel à acquérir (non exhaustif) :
Table
Maillets
Outils divers (à préciser)
Gants anti chaleur (cuisine)
Gants cuir (art de la guerre)
Bancs (ou cofffre-banc)
Coffre ou étagère de rangement
Grand plat
Tréteaux pour table cuisine
Corde
Tente d’intendance
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